Auch ein gutes Gespräch kann ein schlechtes Meeting sein, wenn am Ende niemand weiß, was jetzt passiert.
Wer macht was? Bis wann? Was wurde eigentlich entschieden?
Ohne diesen letzten Schritt produziert eine Stunde Diskussion manchmal hauptsächlich die nächste Besprechung.
Meeting beginnt.
„Also, warum sind wir heute noch mal hier?“
Gute Frage.
Schön, dass sie nach der Einladung gestellt wird.
„Projektbesprechung, 60 Minuten“ sagt erstaunlich wenig.
Soll etwas entschieden werden? Braucht jemand Input? Ist es nur ein Statusupdate?
Eine Agenda hilft nicht nur bei der Vorbereitung. Sie hilft auch bei der viel einfacheren Frage: Muss ich da überhaupt rein?
Bei manchen Meetings sprechen drei Personen und zwölf weitere hören zu, weil das Thema „für alle irgendwie relevant“ sein könnte.
Eine Stunde später haben zwölf Menschen exakt dieselbe Information.
Nur leider jeweils auch eine Stunde weniger Arbeitstag.
Ich finde Meetings deutlich besser, wenn vorher klar ist, welche Art von Ergebnis erwartet wird.
Nur informieren? Dann reicht vielleicht ein Text.
Entscheidung treffen? Dann müssen die richtigen Leute dabei sein.
Ideen sammeln? Dann sollte dafür auch wirklich Zeit eingeplant sein.
Thema nach 23 Minuten geklärt.
Kalenderblock: 60 Minuten.
„Wenn wir schon alle hier sind …“
Die restlichen 37 Minuten haben erfolgreich eine neue Aufgabe gefunden.
Wenn ein Meeting hauptsächlich daraus besteht, dass jemand zehn Folien vorliest, hätte man dieselben Informationen vielleicht vorher verschicken können. Die gemeinsame Zeit wäre dann für Rückfragen, Entscheidungen oder Widerspruch frei. Lesen funktioniert erstaunlich gut ohne Kalendereinladung.
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